强化“双套制”接收标准  严把档案“入门关”

刘颖  张铭志

广元市档案馆推动档案工作规范化、标准化、信息化建设，实行“三强化三确保”工作机制，抓好档案“双套制”移交与接收，严把档案“入门关”，保障国家档案资源的齐全、完整。

一、强化体系建设，确保接收质量

（一）建立责任体系，层层压实责任。建立健全档案接收工作机制，成立由馆长任组长、分管副馆长任副组长，接收征集科、保管保护科、信息技术科负责人为成员的档案接收领导小组，明确各责任单位工作要求，统筹整合推进工作落实。

（二）建立制度体系，落实工作规范。根据“双套制”要求制发了《广元市档案馆档案资料接收规定》，明确了档案“双套制”接收范围、内容和质量标准，提出了进馆档案解降密和鉴定划控具体要求。编制年度《档案接收工作方案》，将档案接收计划和进馆时间安排提前通知移交单位，并严格遵照执行，做到档案接收有序，应收尽收。

（三）建立工作体系，打牢工作基础。落实专班专人按照档案“双套制”移交与接收要求分别对拟进馆实体档案和数字化副本进行检查验收，实体档案按照规范整理、自查自检、检查验收、消毒杀虫流程接收进馆，数字化副本按照对接平台系统、全文扫描、目录著录、自查自检、检查验收流程挂接入库。并按要求进行理论培训和上门一对一指导服务，严把档案组件、分类、排列、编号、编目、装订等整理环节质量。制定并发放《档案整理细则》《档案目录著录细则》，提供案卷目录、归档文件目录、卷内文件目录等各类文件目录及封面样表，规范卷皮卷盒，从前端实现统一。

二、强化双套验收，确保进馆质量

（一）严格实体验收，保障整理规范。档案整理完毕后，移交单位提出进馆申请，档案接收领导小组进行实体档案检查验收。依照国家档案局8号令、《归档文件整理规则》等规范检查档案门类和文件材料收集是否齐全完整、整理是否规范，对不符合质量要求的档案提出整改要求，整改完成后再次验收，直至合格。

（二）提供数据模板，实现成功挂接。按照“双套制”移交与接收规定，制定并提供符合档案馆资源管理平台要求的数字副本命名格式模板，向移交单位提出各门类档案数字化副本命名格式要求。依照《档案著录规则》和《纸质档案数字化规范》，制定符合实际情况的档案数字化目录著录细则及质量要求，对目录数据字段长度、字段类型、字段内容等目录结构做出了具体规定，并发放至各移交单位。

（三）强化数字化自检，严格数字化验收。移交单位在档案移交前须提供自检报告，档案馆严格按照《纸质档案数字化规范》进行档案数字化副本验收，采取计算机检验和人工检验相结合的方式，检查条目内容、格式是否准确，元数据赋值和工作文件是否完整规范，数字图像是否清晰可见、便于阅读，数据是否100%挂接，数字副本存储载体是否可用。验收达到合格比例，予以通过。2020年，按照“双套制”规定，接收了JPEG和双层PDF两种格式的纸质档案数字化副本16500余件、30余万页。

（四）严格交接程序，严控进馆质量。采用数据离线移交方式，将验收合格的非公开和公开数据分别刻盘移交档案馆，档案馆检查无误后，将档案数字化副本、目录数据挂接到广元市档案馆资源管理系统，要求实现百分百挂接。数据成功挂接后，进行实体档案移交，档案保管保护科室与移交单位共同逐卷、逐件、逐页清点数量和纸质目录，确保档案数量与目录数据相符。各类目录按案卷级、文件级、涉密件、控制件和开放件各两套，大事记、组织机构沿革、全宗指南各一套，数字化副本目录一套的要求接收。各类档案和目录清点无误后，办理档案交接文据，双方签字盖章确认。档案经消毒杀虫后进馆上架。

三、强化标准管控，确保安全利用

（一）做好清理统计，落实台账登记。要对拟移交的秘密、机密、绝密文件进行清理统计，实施安全管理，确保涉密件无遗漏、丢失。严谨对待进馆档案的解降密工作，专门邀请保密局专家到单位现场指导，并严格按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》相关要求，安全有序的开展档案降解密工作。

（二）严格解密审核，安全规范管理。要求移交档案时要组织、开展好涉密文件的审核和登记工作，对涉密文件逐件提出解密或变更密级审核意见，建立涉密文件目录，同时按要求在相应目录、卷皮、卷盒上盖章标识，移交档案时需同时移交和接收“双套制”涉密件目录，规范涉密档案管理。

（三）准确鉴定划控，促进高效利用。移交单位按要求对非涉密文件进行逐卷、逐件鉴定划控，提出档案控制或开放审核意见，形成档案控制和开放目录，与档案一并接收进馆，档案馆按照鉴定划控意见提供查阅利用。

（此文章于2021年12月在《兰台春涌》发表）