全宗是档案工作的基本概念。近日，新修订的国家标准《全宗管理规则》（GB/T 13967—2026）（以下简称《规则》）正式出台，替代原《全宗单》（GB/T 13967—2008），为各级各类档案机构提供了标准参考。
全宗概念及其标准化建设历程
“全宗”这一档案学专有名词和系统化的管理理论，在新中国成立后主要从苏联引入，并结合中国国情进行本土化改造与发展，最终形成具有中国特色的档案管理制度。从字面看，“全”指全部，“宗”指数量，连起来即“全部数量”“总数”或“总量”的意思，与档案相结合就是“全部卷宗”的简称。
一直以来，档案部门都将全宗视为管理档案的一种工具手段，在实践运用中逐渐引申出全宗单、全宗号、全宗卷、全宗指南等概念，围绕这些概念产生了若干标准，或运用在相关标准术语中，如《全宗单》（GB/T 13967）、《全宗卷规范》（DA/T 12）、《档号编制规则》（DA/T 13）、《全宗指南编制规范》（DA/T 14）等，这些概念和标准共同构成了全宗管理实践体系，在规范档案资源管理过程中发挥了重要作用。其中，国家标准《全宗单》于1992年首次发布，2008年第一次修订，此次是第二次修订，在原标准从数量统计角度管理全宗的基础上作出突破，进阶为对全宗管理基本原则、主要任务、设置规范、处置方法的系统阐述，并将名称调整为《全宗管理规则》，新旧标准内容对比如表所示。
新旧标准内容对照表
修订背景及必要性
全宗管理是档案基础业务开展的普遍需要，随着我国经济社会快速发展，传统全宗管理模式面临诸多新挑战，原有标准已难以适应实践发展需求，修订工作势在必行。
从政策层面看，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出加强档案资源质量管控，明确要求加强档案集中统一管理，深化全宗介绍、组织沿革、大事记、全宗卷编制工作。《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》虽未将全宗一词写入法律条文，但其中有关制度建设、集中管理、移交接收等法定要求均蕴含着对全宗的科学化、规范化管理。近年来，国家档案局陆续出台了《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》等部门规章，明确机关、企业事业单位应当按全宗管理档案。以上均对全宗管理提出了新要求。
从实践层面看，全宗作为贯穿档案管理活动的重要工具，其应用不够明显，全宗观念趋于淡化。由于《全宗单》仅对记录和描述馆藏档案全宗数量等要求及相应单据样式进行了规定，在档案馆的适用性不强，档案馆已通过其他管理记录方式替代了全宗单。另外，全宗管理更多体现在档案馆为立档单位划分不同全宗并分配全宗号，以及按全宗定期接收和管理档案，档案室阶段往往忽视全宗的管理。近年来，各地区各部门在机构改革、资产与产权变动中遇到的档案处置问题也与全宗息息相关。因此，需要对全宗管理的基本原则、设置规范、管理方法等作出全面优化完善。
核心内容
《规则》既延续了全宗管理的核心要义，也新增了贴合实践的具体规范，具体体现在以下几个方面。
1.扩展适用范围
明确了《规则》适用于基于全宗方式的档案管理，意味着适用主体从各级各类档案馆扩大至机关、团体、企业事业单位和其他组织，实现了全宗管理的全面覆盖。
2.确立基本原则
《规则》提出全宗管理的四大基本原则，尊重来源原则与完整有机原则，遵循全宗理论的核心内容；系统关联原则，强调将全宗管理融入档案全过程管理；稳定延续原则，提出档案处置过程中延续全宗的管理。
3.列明主要任务
《规则》概括总结了10项主要工作任务，涵盖了全宗管理的各个方面，包括科学区分档案来源并依据《规则》规范设置全宗，以全宗为基本单元组织开展档案基础业务工作，通过规范流程组织收集整理、保管保护工作，运用统一的分类方法实施档案组织与有序排列，基于全宗开展档案移交接收，建立全宗卷动态记录档案管理过程，编制全宗介绍揭示档案价值，通过维护全宗单对档案馆馆藏全宗实施长期动态管理，在机构改革、资产与产权变动中合理处置档案。
4.规范全宗设置
全宗设置是全宗管理的基础，《规则》将全宗类型分为机构全宗和主题全宗两个大类，明确了每个类型全宗的设置条件、具体要求及全宗名称规则。
机构全宗，指同一机关、团体、企业事业单位和其他组织形成的档案整体，即立档单位形成的档案可构成机构全宗。关于立档单位的构成条件有3项，一是可独立行使职权，并能以本单位的名义单独对外开展活动；二是可编制预算或财务计划，并设有会计部门、经济核算部门或财务人员；三是具有一定的人事任免权，并设有管理人事的机构或人员。3个条件互相依存，以第一项条件为最基本的标志和主要条件。在具体设置要求方面，针对各类常见机构场景，作出明确的全宗设置规定，特别是对临时机构、派出机构、合署办公机构、议事协调机构等特殊主体的全宗设置作出了规范说明，全面覆盖了机构设置的各类场景，有效解决了以往全宗设置不规范、不统一的问题。
主题全宗，指与知名人物、文化产业、重大活动、突发事件等特定主题有关，内容系统全面的档案整体。档案馆可基于自身馆藏建设需要，针对知名人物、典型特色、重大活动、突发事件等主题，通过征集、捐赠、寄存、交换复制等方式获取，经系统整理后设置主题全宗，立档单位一般不设置主题全宗。同时，要避免低效、过滥设置主题全宗，不以突出主题为目的抽取其他全宗内的档案。
另外，《规则》还对联合全宗、汇集全宗等全宗的特殊形式作出补充说明，对实践中存在的全宗设置特殊需求予以回应。
5.细化管理要求
《规则》按档案管理阶段分两部分明确全宗管理的具体要求。
在立档单位的全宗管理方面，要求建立健全包含全宗在内的档案管理制度，规范档案的形成、收集、整理、归档流程；定期编制和维护全宗卷，记录全宗管理过程；向档案馆移交档案时，同时提供全宗介绍、大事记、机构沿革等说明全宗背景和档案状况的基础性文件材料；机构变动时，按照档案主管部门或有关部门同意的档案处置方案，对本单位全宗进行处置。《规则》对全宗号作出重点说明，属于档案馆接收范围的，全宗号由档案馆统一赋予，立档单位不应自行变更全宗号；不属于档案馆接收范围的，可不设置全宗号，或结合单位实际情况自行拟定全宗号。
在档案馆内的全宗管理方面，要求根据历史时期、机构性质、机构级别、特定主题等特征设置全宗属类，对全宗进行属性分类；按照全宗对立档单位移交的档案进行管理，并按照全宗定期制订接收计划；制定全宗号分配方案，主动为法定接收范围内的立档单位赋予全宗号，其他单位按要求申请全宗号；为馆藏各全宗编制全宗指南；动态更新各全宗信息，及时建立和定期维护全宗卷，并在数字档案馆应用系统中设置全宗管理相关功能；对馆藏各全宗进行管理和信息登记，汇总形成全宗单；在接收和管理立档单位的机构全宗之外，根据需要设立有关主题全宗，不断丰富馆藏档案资源。《规则》以附录形式给出了全宗指南和全宗单的参考样式。
需要注意的是，立档单位的全宗卷内容包括《全宗卷规范》所明确的八大类，侧重于描述档案室阶段的档案管理记录；而档案馆需要根据档案接收计划和移交情况、馆藏档案管理情况动态更新各全宗信息，及时建立和定期补充包含全宗指南、保管保护、开放审核和开发利用等内容的全宗卷。
6.完善档案处置
针对机构改革、资产与产权变动等情况，《规则》专门明确了全宗处置方式，避免档案归属混乱，维护档案的历史延续性。规定档案主管部门结合本行政区域机构改革、国有企业改革方案及有关部署，区分组建、重新组建、撤销建制、职能划转、合并等情形，档案馆指导有关单位做好档案全宗的设立、沿用、终止和交接工作，并明确了6种全宗调整方式，对具有企业性质的立档单位发生资产与产权变动时有关档案的归属与流向作出说明。
《规则》进一步明确，档案全宗设置和归属产生争议时，由相关单位提交档案主管部门予以处理；档案馆根据机构变动情况，跟踪记录好立档单位的档案处置和全宗调整情况。
正文来源:《中国档案》杂志第2期