市级各有关机关、团体、企事业单位：

根据国家档案局《数字档案室建设指南》的要求，落实《广元市档案事业发展“十三五”规划》，加快推进市级各有关机关、团体、企事业单位数字档案室建设，现将有关事项通知如下。

一、 总体要求

各单位要充分认识到数字档案室建设是单位信息化建设的重要组成部分，是档案管理现代化的必然要求，是数字档案馆建设的必备基础，应将数字档案室建设纳入本单位的信息化建设总体规划，并从人、财、物等方面给予必要的保障。结合本系统、本行业上级业务主管部门的有关规定结合本单位的实际情况制定数字档案室建设的具体方案。

数字档案室建设应坚持“文档一体、馆室一体、安全保密”的原则，以实现在“双轨制”环境下对电子文件和电子档案进行有效管理为目标，全面提高各级档案部门对电子文件和电子档案的综合管理能力，全面改善对本单位中心工作的保障能力和服务效率，进一步促进广元档案信息化建设持续、快速、健康地发展，满足国家、社会和公众日益增长的档案信息需求，为构建社会主义和谐社会和建设“智慧广元”，提供全方位档案信息服务。

二、 建设原则与内容

（一）建设原则

文档一体原则：保证在不同信息系统中形成的应归档电子文件，能及时、完整地进入数字档案室。  

 馆室一体原则：保证在数字档案室中形成的电子档案，符合同级数字档案馆进馆要求，并能通过在线或脱机的方 式定期向档案馆移交。

 安全原则：建立健全必要的工作制度，重视安全技术和设备应用，加强安全管理，确保数字档案室管理的各类文件及档案数据在应用、存储和传输过程中的安全。

（二）建设内容

1、硬件设施

 数字档案室应配备必要的硬件设施。主要包括计算机、档案管理应用平台、移动存储设备、光盘刻录机、扫描仪、照相机及UPS（不间断）电源等。

 2、软件设施

操作系统应选择与硬件环境相匹配的主流操作系统。

数据库系统：应将单位原有的“四川省电子文档管理系统3.1版本”升级到5.0版本。形成的数据能满足档案馆进馆要求。

3、电子档案的移交与管理

(1)电子档案管理，各类电子档案应当按照文件主题、存储载体、涉密程度、安全等级、形成时间、保管期限和相关管理要求进行分类整理，建立目录数据库和全文数据库，提供检索途径。应实现档案及资料的著录、整理编目、借阅、编研、统计、鉴定划控、目录数据和全文数据检索、库房管理等功能。

(2)电子档案的移交，应根据相关标准实现对电子档案与综合档案馆实现脱机移交。

①对形成的数据从“四川省电子文档管理系统5.0版”实行数据备份刻盘，拷贝至耐久性好、安全稳定的载体光盘（蓝光光盘）对数据进行储存移交。

②归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。

③把带有归档标识的电子文件集中，一式4套，一套封存保管，一套查阅利用，两套向档案部门移交。

④文件形成部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，电子档案的鉴定工作由档案馆和相关业务科室对其真实性、完整性、有效性及确定密级、归档范围和划定保管期限进行鉴定检查，检查合格后签订相关移交、接收手续。同时，将合格的数据光盘按规定接收进馆。

三、 档案数字化

根据相关规范和要求以及本单位的实际情况制定符合档案数字化的实施计划。存量纸质档案数字化，在保证安全和质量的前提下，有序稳妥推进。

（一）纸质档案数字化

1、扫描格式及分辨率采用300DPI分辨率扫描，扫描格式为24位彩色JPG。

2、全文数字化技术指标控制体系

（1）质量控制指标：参数标准，像素指标（以文书档案为例，标准A4幅面，纵向，其他类似）；像素宽度2480像素（允许误差5%）；像素高度3508像素（允许误差5%）。

（2）分辨率指标：水平分辨率300dpi；垂直分辨率300dpi，分别正确率为100%。

（3）存储容量指标（以文书档案为例，标准A4幅面，其他类似）；存储大小 1M，正误差20%，负误差2%(其他纸张尺寸，下限标准另定)。

（4）DAT31-2005命名规则指标（存量档案），文件前缀位数4位；文件后缀JPG。

（5）挂接正确性指标（存量档案），最小挂接层次：5

（6）准确性指标，文件链接准确率100%；卷（盒）级页数准确率100%；文件级页数准确率100%；卷-件链接准确率100%。

（7）像素指标，像素宽度上限正确率97%；像素宽度下限正确率97%；像素高度上限正确率97%；像素高度下限正确率97%；非标图片像素宽度正确率97%；非标图片像素高度正确率97%。

3、存储容量指标

大小正确率（折标A4，上限20%，下限2%）97%

（1）全文有效性指标

系统标志位正确率100%。

（2）DAT31-2005命名规则指标（存量档案）

①末级档号目录正确率100%；

②文件名前缀正确率（4位件流水）100%；

③文件名后缀正确率100%。

（3）挂接正确性指标

文件挂接层次正确率（存量5级，非存量4级）100%

4、数据录入

条目录入信息包括全宗号、保管期限、年度、类别、件号、题名、文件编号、责任者、密级、成文时间、载体类型、所涉人名、归档时间、主题词、页数等。

5、数据存储

（1）数据成品上载至四川省电子文档管理系统，能实现实时查阅利用。

（2）移交至档案馆的图像存储格式如下：

全宗号—保管期限—年度—类别（第一级文件夹）

                    ……件号（第三级文件夹）

                ……0001.JPG（图像文件）

（二）照片档案、实物档案、多媒体档案数字化依据标准按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。

四、  数据安全

（一）按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立信息内容安全保密防护体系，实行严格的安全保密管理。

（二）指定专人负责档案数据的维护与管理，定期对档案数据的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，每年不得少于一次，发现问题及时记录并处理。

（三）归档入库后的档案数据，原则上不能进行删、改操作。数据确有错误的，在删、改时应由应用系统形成必要的日志以备查证。

（四）对正在运行的应用系统和数据，应采用必要的技术策略和措施，实现在线的应用备份和数据备份；同时，必须定期对数据进行脱机备份，并使用专用的电子文件柜保存脱机载体。

（五）档案数据运行的软硬件环境、存储载体等发生变化，可能影响其效果或安全时，应当及时将其迁移、转换。

（六）反映档案数据保管利用过程的相关信息应当记录和保存。

五、制度建设

（一）建立本单位电子文件归档制度，明确电子文件归档范围、归档程序、归档方法及开放范围等。

（二）建立本单位电子档案管理制度，明确规定电子档案维护管理的职责和要求等。

 （三）建立本单位电子档案移交制度，明确规定电子档案的移交范围和程序等。

 （四）建立本单位电子档案利用制度，明确规定电子档案网上利用权限的划分标准，电子档案的利用范围等。

（五）建立本单位档案数据安全保密制度，明确档案安全管理工作责任。

（六）各单位还可根据本单位的实际需要，制定与数字档案室相关的其它各项管理制度。